Wissenstransfer in Unternehmen – oder: Wie viel Ahnung kann man verlieren, bevor’s wehtut?
Und da war es weg! Wenn Wissenstransfer in Unternehmen nicht gelingt!
Wissenstransfer in Unternehmen: Kennst du folgendes Szenario? Da steht er also. Der Kollege der ersten Stunde. Seit Jahrzehnten im Unternehmen. Er weiß, welcher Knopf am Maschinenpult klemmt, welche Abkürzung in SAP wirklich funktioniert und warum bestimmte Kunden auf keinen Fall freitags angerufen werden sollten. Und in vier Wochen? Tschüss. Rente.
Oder noch dramatischer: Er hat gekündigt – wechselt in ein anderes Unternehmen. Und mit ihm geht ein nicht ganz so offensichtlicher Schatz. Ein Schatz an Erfahrungswissen, kostbar und einzigartig. Still und leise. Weil keiner die Idee hatte, ihn zu »plündern«. Oder höflicher gesagt: Sein Wissen strukturiert zu sichern.
Willkommen im gelebten Alltag vieler Organisationen: Das Wort Wissensmanagement geistert durch PowerPoints und Strategie-Meetings, klingt aber oft wie ein Buzzword aus der Business-Bingo-Hölle. Und Wissenstransfer? Wird gerne mit einem „Dafür haben wir gerade keine Zeit“ abgewunken – als wäre es ein nettes Add-on, statt einer strategischen Notwendigkeit. Das Ergebnis: Know-how verdunstet still und leise. Erfahrung verabschiedet sich unbemerkt. Und mit jedem Menschen, der das Unternehmen verlässt – ob in Rente oder zur Konkurrenz –, verschwindet ein Stück des kollektiven Gedächtnisses. Und zwar für immer.
Dabei müsste es gar nicht so dramatisch enden. Wenn wir nicht erst auf den letzten Metern hektisch versuchen würden, das Wissen aus Köpfen zu bohren – sondern stattdessen frühzeitig, regelmäßig und mit System „anzapfen“, bevor es verloren geht. Wissen ist kein Notfallkoffer. Es ist ein Kreislauf. Und der beginnt genau jetzt.
Wissenstransfer in Unternehmen: Und plötzlich war es weg
Als Klaus ging, merkte man plötzlich: Niemand wusste, wie der Wochenbericht an den Großkunden korrekt hinausgeht. Der Prozess lief immer „irgendwie automatisch“ – weil Klaus ihn am Laufen hielt. Zwei Wochen später: Verpasste Frist, Vertragsstrafe – 15.000 Euro Verlust. Alles, weil niemand vorher gefragt hatte: „Wie machst du das eigentlich, Klaus?“ Kommt dir das bekannt vor? So, oder so ähnlich?
Wissensverlust ist teuer!
Laut einer Studie der Corporate Executive Board (CEB) gehen beim Ausscheiden von Mitarbeitenden durchschnittlich 42 % des produktiven Wissens verloren – dauerhaft. Und über 80 % davon war nie dokumentiert.
Wissen ist nicht gleich Wissen
Bevor wir anfangen, lass uns kurz sortieren, worüber wir reden. Denn Wissen ist nicht gleich Wissen.
Es gibt:
- Explizites Wissen: Das, was dokumentiert ist. Prozesse, Handbücher, SOPs. Gut für ISO, schlecht fürs Bauchgefühl.
- Implizites Wissen: Das, was man nicht so leicht aufschreiben kann. Intuition, Fingerspitzengefühl, Routinen, Beziehungswissen. Das, was den Unterschied macht.
Gerade dieses implizite Wissen ist in Gefahr. Es steckt in Köpfen, in Gesprächen, in ungeschriebenen Regeln – und genau deshalb muss es raus. Und zwar rechtzeitig. Nicht erst, wenn der letzte Arbeitstag schon im Kalender steht.
Warum klassisches Wissensmanagement heutzutage häufig scheitert
In vielen Unternehmen sieht „Wissensmanagement“ ungefähr so aus:
- „Trag das doch mal in die Wissensdatenbank ein.“ (Wo niemand je wieder reinschaut. Besser noch: »Wir haben eine Wissensdatenbank?«))
- „Wir haben ein Handbuch auf dem Netzlaufwerk.“ (Das seit 2018 nicht mehr aktualisiert wurde.)
- „Der Azubi darf beim Alten mitlaufen.“ (Ärgerlich ist nur, der erfahrene Kollege hat viele Fähigkeiten und Fertigkeiten – jüngeren bzw. anderen Kollegen etwas beibringen, gehört nicht dazu.)
Das reicht nicht. Erfahrung lässt sich nicht einfach abfotografieren oder Copy-Pasten. Wissenstransfer ist ein Prozess – keine Ablage. Und dieser Prozess muss beginnen, lange bevor jemand geht.
Transfer mit System – und Herz
Moderner Wissenstransfer ist mehr als Checklisten und Word-Dokumente. Er braucht Struktur, Kultur und Formate. Und er funktioniert nur, wenn alle wissen: Wissen ist Macht – aber Teilen macht mächtiger.
Erfolgsfaktoren:
- Vertrauen: Wer sein Wissen teilt, will sich sicher fühlen.
- Zeit: Transfer braucht Zeiträume im Arbeitsalltag.
- Wertschätzung: Wer gibt, will auch gesehen werden.
- Methodenkompetenz: Wer Wissen überträgt, braucht ein bisschen didaktischen Feinschliff.
- Regelmäßigkeit: Wer dauerhaft Wissen nutzt, muss es regelmäßig anzapfen – nicht erst im Exit-Interview.
Die Top 10 Transferformate – Infobox
Top 10 Transferformate, die wirklich funktionieren:
- Tandem-Modelle: Alt trifft Jung. Gemeinsame Übergabezeit mit Aufgabenrotation.
- Job Shadowing: Eine Woche über die Schulter schauen – ohne Verpflichtung, nur lernen.
- Brown Bag Sessions: Mittagspausen mit Input. Locker, freiwillig, effektiv.
- Wissensdusche: 15-Minuten-Kurzformat, 1 Thema, 1 Person, 1 Takeaway.
- Wissenstreffen: Regelmäßige Mini-Barcamps im Team oder Bereich.
- Podcast im Unternehmen: Kolleg:innen interviewen – Wissen per Tonspur archivieren.
- Videotagebuch: Erfahrungswissen via Smartphone festhalten – kurz, persönlich, echt.
- How-To-Videos: Zeig, wie du’s machst – mit Bildschirmaufnahme oder Kamera.
- Lern-Wikis: Lebende Dokus, ergänzt von allen, moderiert von Wissensteams.
- Reverse Mentoring: Jüngere Kolleg:innen coachen Ältere – z. B. bei digitalen Themen. Gegenseitiger Wissenstausch garantiert!
Natürlich muss jetzt nicht jeder ehemalige Mitarbeiter zum Podcast geladen oder in einer dreistündigen Rückschau interviewt werden. So viel Drama braucht’s gar nicht. Aber klar ist auch: Wer jedes Mal bei null anfängt, wenn jemand geht, betreibt kein modernes Wissensmanagement – sondern betreibt sportliches Improvisieren im Dauerlaufmodus. Und ja, Unternehmen können das Rad jedes Mal neu erfinden. Die Frage ist nur: Wie oft, wie lange – und zu welchem Preis? Wer flexibel ist, überlebt. Wer systematisch denkt, wächst. Und wer beides kann, spart sich auf Dauer sehr viele unnötige Schleifen, Falten und, vor allem, den Abgang wertvoller Personalressourcen. Mit einem modernen Wissenstransfer in Unternehmen, können auch kleinere KMU, Handwerker und Dienstleister locker und mit mehr Gewinn fürs eigene Unternehmen, den »Großen der Branchen«, das Wasser reichen.
Wissenstransfer in Unternehmen: Ohne Kultur geht nix!
Wissenstransfer ist keine Einmalaktion – er muss zur Routine werden. Dazu braucht’s:
- Lernfreundliche Kultur: Fehler? Gehören dazu. Lernen? Dauerzustand.
- Führung, die vorlebt: Wer Wissen hortet, wird kein Vorbild.
- Transparente Tools: SharePoint, Confluence & Co. sind Helfer – keine Lösungen.
Tipp: Kombiniere Tools mit echten Formaten. Die Videodoku im Wiki ist gut – wenn jemand jemals dort hineinschaut. Aber das tut er nur, wenn es im Alltag verankert ist. Und, wenn das gesamte Unternehmen diese Kultur lebt.
Natürlich kannst du mit einer digitalisierten Wissensdatenbank auch ein Trainingscenter implementieren. So kannst du neu Versionierung.
Quick Wins für kleine Unternehmen
Du brauchst keine Riesenstrategie. Schon kleine Maßnahmen wirken:
- Feste Übergabegespräche vor dem Ruhestand oder Jobwechsel
- Regelmäßige Wissensteilrunden im Team (z. B. monatlich)
- Checklisten mit Erfahrungswissen („Was sollte ich wissen, wenn …“)
- „Was-wäre-wenn“-Fragen („Was machst du, wenn XY ausfällt?“)
- Interviews mit Kolleg:innen dokumentieren
Brauchst du einen Impuls:
Beispiel Fragenkatalog für Job-Interviews
Fazit: Holt euch den Schatz – bevor er geht
Wenn der langjährige Kollege in Rente geht – oder ein Talent das Unternehmen verlässt –, steht kein Goldkoffer im Büro. Aber ihr könnt sicher sein: Der Kopf ist einer. Und was da drin ist, sollte nicht einfach verschwinden. Holt euch das Wissen – charmant, mit Zeit, mit Technik oder zur Not mit Kuchen.
Der klügste Kopf bringt nichts, wenn er schweigt – also: lasst euer Wissen sprechen, bevor es für immer den Raum verlässt.
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